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厦门市档案局关于开展依法移交和依法接收档案执法检查情况的通报

发布时间: 2019.01.23来源:点击率:0

 

 

厦门市档案局文件

厦档〔2018〕87号

 

 

厦门市档案局关于开展依法移交和依法接收


档案执法检查情况的通报

 


各区档案局(馆):

为贯彻落实《福建省档案局关于开展依法接收和依法移交档案执法检查的通知》(闽档〔201824号)精神,依法做好档案移交和接收工作,做好省档案局执法检查迎检工作,市档案局按照我市“双随机、一公开”工作要求,利用双随机事中事后综合执法平台随机抽取了三个受检单位和五个检查人员,并于2018821日至23日组织检查小组,对抽取产生的湖里、海沧、同安三个区档案局馆依法移交和依法接收档案工作进行了检查。现将检查情况通报如下:

一、档案移交与接收工作做到有章可循

 三个区档案局馆都能根据国家档案局令第9号规定,制定了本区档案局馆的档案接收进馆方案,编制年度接收计划,将法定接收年限都提前了5年。湖里区档案局馆在前期编制《湖里区档案馆收集档案范围细则》的基础上,2016年底又下发了《关于进一步做好档案资料收集整理和档案移交工作的通知》,要求2017年实施增量档案数字化工作,20182月下发了《纸质档案数字化成果移交与接收相关标准》,统一了进馆数字化成果的格式、存储方式等移交标准;海沧区档案局馆在2013年《海沧区档案馆收集档案范围实施细则》的基础上,今年又修订完善了《海沧区档案馆档案接收进馆标准》,进一步规范档案的移交与接收工作;同安区档案局馆制定了《同安区档案馆收集档案范围实施细则》,在年初制定和下发了档案接收工作计划的同时,通报了2017年的移交进馆情况。

二、档案移交与接收工作做到保质保量

三个区档案局馆都按规定编制本区的档案移交和接收标准,对移交进馆的档案进行严格的质量审核,对符合接收标准的档案,履行交接手续后接收进馆,对不符合接收标准的档案,出具整改意见,退回原单位进行整改达标后再进行接收,确保接收进馆的档案整理规范,符合档案质量标准。湖里区档案局馆在对移交进馆的实体档案进行审查接收的同时,进行了数字化处理,对2017年后接收进馆的档案,同时对实体档案数字化副本成果进行审查,确保进馆的档案不仅实体档案符合整理标准要求,数字化副本的成果也与实体档案一一对应;海沧区档案局馆安排专人与移交单位档案员对拟移交进馆的档案,进行逐卷、逐件、逐页地核对,发现问题,及时纠正,确保档案质量符合接收标准,并同时接收实体档案的电子目录信息;同安区档案局馆为确保接收进馆的档案质量,在每年下发的接收计划中对立档单位需移交的档案质量提出明确具体的要求,加强对拟移交档案的立档单位前期指导工作,每月都组织相关的专项督导。

三、档案移交与接收工作成果斐然

近三年来,三个区档案局馆加大档案资源建设力度,积极开展档案收集工作,在开展依法移交和依法接收档案工作中取得较好的成绩,丰富了馆藏。自2015年以来,湖里区档案局馆共开展档案接收工作113次,接收104家单位各门类档案13717卷,39407件,其中专业档案5244卷,23364件,实物奖牌档案62件,信访档案750件,婚姻档案21264件,复退军人档案233卷,社保档案2985卷,“群众路线、三严三实”专题档案111卷;海沧区档案局馆共接收41家单位文书档案93卷,32910件,专门档案24586卷,7364件(包括知青档案、厦门会晤档案、莫兰帝重大自然灾害档案、口述历史档案等),还征集族谱档案191册,实物档案98件,明清石碑拓片64幅,侨批36封,原全国政协主席李瑞环等名人题词书画23幅;同安区档案局馆共接收68家单位各门类档案23203卷,10013,其中特色档案厦门会晤文件档案104件、照片档案569张,老照片563张,婚姻档案1934件,区已死亡科级以上干部档案91件,第十届世界同安联谊会实物档案40件(牌、匾、锦旗、书法等),颜立水捐赠著作手写文稿14卷、金门日报复印件40份、文史作品66部。

四、措施完善,档案实体安全有保障

三个区档案馆均能够按照档案库房安全管理规定,积极争取不断改善档案保管条件,建立一系列档案安全管理制度并落实到位,档案库房管理均能达到防盗、防光、防高温、防潮、防火、防尘、防鼠、防虫的要求。各区档案馆能坚持库房的温湿度调控和登记,及时更换过期的防虫、防霉药品,定期对库房内外环境安全进行检查,在节假日、汛期等气候异常的情况下加强值班巡查,库房安全管理得到了保障。湖里区档案局馆共投入40万元对档案保管场所及档案保护设施设备进行维护改造升级,对所有馆藏档案(包括实物档案)进行二维码贴标识别,采购了高拍仪、扫描枪、签字板、评价器等辅助查档设备,档案出入馆采用扫码自动登记,确保档案利用过程中的档案管控安全;海沧区档案局馆定期组织安全演练,利用每季度档案安全管理工作分析会和每周的办公例会,加强局馆工作人员的安全教育,每年开展两次安防培训和应急演练,提高局馆人员自身安全应急处置能力;同安区档案馆安装了监控报警系统,使之与政府大院保安系统接轨,确保了24小时有人值班,并将库房区域外门更换为指纹密码锁防盗防火门,增配了密集架、除湿机等安全防护设备。

五、加大投入,档案信息安全建设有推进

三个区档案局馆能重视并加强对档案信息安全的管理,严格遵守档案信息安全的规范、标准及各项工作制度,加强档案信息管理系统、档案数字化加工中的安全保密管理,加大设施设备投入,注重档案电子数据脱机备份,确保档案信息的安全。湖里区档案局馆对档案数据库采取服务器定期备份、移动硬盘脱机备份,并定期检查备份载体,加大档案数字化投入,前后两期合计投入248万元,实现全馆档案数字化率100%;海沧区档案局馆对介质交换档案信息或数据读取前都经过病毒预检,建立了重要数据库和系统主要设备的容灾备份措施,对电子档案数据进行了脱机备份,分别保存在不同场所,建立了一套系统完备的档案信息、数据上网审批制度,确保所有信息发布之前已经过严格审核把关;同安区档案局馆加强了对数字化场所的管控工作,对电子档案数据进行了脱机备份,确保档案数字化中实体与信息的安全。

六、存在的主要问题

检查结果发现,各区档案馆在贯彻落实依法移交和依法接收档案工作中不同程度存在一些问题,主要表现在以下几个方面:

1.三个区档案局馆在填写档案交接表过程中,均存在填写不够规范的问题。

2.有的档案局馆没有编制接收名册,依法移交和依法接收工作计划性有待进一步提高。

3.档案安全管理制度落实也不够到位。档案出入库、人员出入库管理登记不全;档案数字化安全管理制度落实不够,档案数字化过程各环节登记和交接手续不全,存在安全隐患。

4.有的档案局馆对迎检工作还不够重视,迎检工作准备不够充分细致,特别是没有对迎检报告进行审查,迎检材料准备不全。

七、几点要求

1.强化督导,提升全区档案工作管理水平。各区档案局要依法履行档案行政管理职能,深入基层调查,了解制约区直单位档案工作开展的瓶颈问题和难题,及时向区分管档案工作的领导汇报,研究处理问题的方法和措施;要加强学习,不断提升自身的业务能力,加大对区直单位档案工作的监督和指导力度,制定或转发规范性、指导性的文件,勤下基层,面对面、手把手地引导区直单位档案工作的规范化建设;要全面普查辖区各单位各门类档案的收集整理情况与安全管理情况,发现问题限期整改,狠抓落实整改情况,确保文件材料收集齐全、整理规范、有序移交;要注重机构改革过程中,涉及机构变动、职能调整的单位各种门类各种载体档案的归属与流向,防止档案流失。

2.依法接收,建立覆盖人民群众的档案资源体系。各区档案局(馆)要认真贯彻落实国家档案局令第9号,改变观念,按规定扩大档案馆接收档案范围,制定年度接收计划,将涉及人民群众的民生档案及其他业务档案都接收进馆,做到应收尽收;同时要广泛地开展向社会征集档案活动,把更多有价值的档案资料收集进馆,通过多渠道,丰富馆藏,优化馆藏结构,建立覆盖人民群众的档案资源体系。

3.加强领导,全面落实档案安全管理职责。档案安全始终是档案工作的生命线和底线,是档案部门的基本任务和第一要务。各区档案局(馆)应认识到档案安全管理的重要性,加强领导,落实档案安全责任制,确实履行档案安全管理工作一把手负责制,将档案安全管理工作纳入各岗位职责,做到分工明确、责任到人,确保档案安全落实到各工作环节。

4.整改到位,确保迎检工作顺利开展。省档案局依法移交和依法接收档案执法检查小组将于近期来我市开展执法检查。为做好迎检工作,各区档案局要在前期迎检准备工作的基础上,结合市档案局检查小组提出的整改意见,抓紧时间贯彻落实,过细地排查检查内容中的每个细节,充分准备各类印证材料,确保依法移交和依法接收档案执法检查顺利进行,推动局馆依法移交和依法接收档案工作再上新台阶。




                                 厦门市档案局

                             2018年912


厦门市档案局办公室          2018912日印发




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