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厦门市档案局 ​厦门市民政局关于印发《厦门市社区​档案管理办法》的通知

发布时间: 2019.01.23来源:点击率:0


 

厦门市社区档案管理办法


 第一章  总 则


第一条 为规范社区档案管理,有效地保护和利用社区档案,根据《中华人民共和国档案法》、《福建省档案条例》和《城市社区档案管理办法》(国家档案局、民政部令第11号)等相关法律、法规的规定,结合我市社区档案工作实际,制定本办法。

第二条 本办法所称社区档案,是指社区党组织、居民委员会、社区服务机构、社区社会组织(以下简称各类组织)和居民在社区建设中形成的具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。

第三条 社区档案工作是社区工作的重要组成部分,是社区开展党的建设、社区精神文明建设、社区服务和社区治安等各项工作的重要基础,是维护社区合法权益和历史真实面貌的一项重要工作。

第四条 社区档案工作由社区主管部门统一领导,同时接受档案行政管理部门和民政部门的监督与指导。

第五条 社区党组织和居民委员会应当重视档案工作,加强组织领导,将档案工作纳入社区建设内容,切实解决档案工作中遇到的实际问题,保证档案工作的经费、设施和设备等必要条件,保障档案工作与社区各项工作同步协调发展。

第六条 社区党组织或者居民委员会应当指定人员管理本社区各类档案,有条件的可以设立综合档案室。

    第七条 社区综合档案室的职责

(一)宣传、贯彻执行档案法律、法规和标准规范,制定本社区档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用、保密等规章制度并组织实施。

(二)收集、整理、鉴定、统计、保管社区的各种门类和载体的档案及有关资料,维护档案的完整与安全。

(三)编制档案检索工具及有关参考资料,积极开展档案利用工作,为社区各项工作服务和居民生活服务。

(四)负责本社区档案工作的协调、监督和指导。

第八条  社区档案工作人员应当忠于职守,遵纪守法,具备档案专业知识和业务能力。


第二章  文件收集与归档


第九条 凡本社区在各项工作活动中形成的,反映各项职能活动的具有查考利用价值的文件材料均属归档范围,应由档案工作人员或相关人员负责收集整理,立卷归档,任何组织和个人都不得据为己有或者擅自销毁。

第十条 社区文件材料的归档,应当符合以下要求:

(一)归档的文件材料应当齐全、完整、准确,并经过系统整理,做到分类清楚、排列有序,保管期限划分准确、案卷题名拟写简明确切,备考表填写真实、清楚,装订结实、整齐、无金属物,案卷目录与文件级目录明晰、准确;

(二)归档的文件材料应字迹清楚,签署完备,书写用纸规格标准和载体材料应符合长久保存的要求,禁止用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水等书写材料;

(三)归档的声像材料应突出主题、画面精美、图像清晰,并附上完整的文字说明;

(四)归档的电子文件应包含其背景信息与元数据,并采取有效措施确保其真实、完整、有效、安全;归档的电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,应在内容、相关说明及描述上保持一致;

(五)文件材料的归档时间:

文书材料应于次年6月底前整理完毕向综合档案室归档;   

会计核算方面的文件材料由会计部门在会计年度终了后保管1年,于次年3月底前向综合档案室归档;

科技文件材料应在科技活动结束后1个月内收集、整理完毕向综合档案室归档;

社区居民(家庭)等专门档案应根据其形成规律进行收集整理,于次年3月底前向综合档案室归档;

声像材料在活动结束或者办理完毕后随时向综合档案室归档;

实物档案及时向综合档案室归档;

电子文件应在文件办结后实时进行逻辑归档,并于次年6月底前完成物理归档。


第三章   档案的整理


第十一条  社区档案一般可分为文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、实物档案、电子档案、居民档案等不同门类与载体,其归档范围和保管期限参照本办法附件。

第十二条  社区档案按照下列规则进行分类整理:

(一)文书档案采用年度—问题分类方法,设社区党群管理、社区综合管理、社区服务管理、社区文化教育、社区卫计管理、社区综治管理六类。

按照《文书档案案卷格式》(GB/T9705),以“卷”为单位整理,分年度、按保管期限长短分别编制流水卷号。

(二)科技档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822)整理,设有基本建设档案和设备档案两大类。基本建设档案按项目名称进行分类,每一项目内按工作程序排列编制案卷流水号,项目间按归档时间先后顺序排列;设备档案按设备型号分类,每一设备型号按设备购置流程排列编制案卷流水号。

(三)会计档案按照《会计档案案卷格式》(DA/T39)整理,采用年度—名称分类法,设有会计报表、会计帐簿、会计凭证、其它四类。其编号方法为先区分会计核算单位,再分年度、按名称结合保管期限长短分别编制案卷流水号。

(四)声像档案按载体名称结合问题进行分类,设有照片、录像带、录音带。照片按照《照片档案管理规范》(GB/T11821)整理,按问题-保管期限-年度分类,同一问题同一保管期限的照片按时间顺序装入照片册,同组照片不能分册存放。录音录像档案按照《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T15),以“件”为单位整理,每盒录音录像带各为一件。

(五)实物档案按实物性质分为奖品、纪念品两类,按获得时间排列以“件”为单位整理。

(六)电子档案按照《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894)和《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T38)的要求整理、编号,数码照片按照《数码照片归档与管理规范》(DA/T50)整理,按保管期限-年度-照片组分类。

(七)居民档案按居民小组或所属的区域进行分类,以每户居民组成保管单位。

第十三条  社区档案保管期限分为永久和定期,定期一般为30年、10年。

(一)凡是反映社区主要工作活动和基本历史面貌的,对本社区、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案,列为永久保管。它主要包括:本社区处理重要问题形成的文件材料;召开重要会议的主要文件材料;重要的请示、报告、总结;综合统计年度报表;重大活动形成的文件材料;涉及社区所属的土地、房产和重要资产等方面的文件材料。

(二)凡是反映社区一般工作活动,在较长时间内对本社区工作有查考利用价值的文件材料,列为定期30年保管。它主要包括:本社区一般工作问题形成的文件材料;专题活动形成的文件材料;直属上级单位颁发的属于本社区主要工作并需要贯彻执行的重要文件。

(三)凡是较短的时间内对社区工作有参考利用价值的文件材料,列为定期10年保管。它主要包括:本社区一般事务性的文件材料;其他单位制发的需要贯彻执行的文件材料。

第十四条  每个社区为一个立档单位,其所形成的档案为一个全宗,全宗名称由所在区、街道办事处和社区名称组成。社区所属的企业、事业单位符合立档单位构成条件的,其形成档案为独立全宗,不能独立形成全宗的,其形成的档案,由社区档案室集中统管。


第四章  档案的管理和利用


第十五条 社区应加强档案管理,建立科学的管理制度,逐步实现档案管理的规范化和现代化,方便档案利用。

第十六条 社区应配置适宜安全保存档案的专用库房和档案装具,采取有效的防盗、防火、防潮、防高温、防虫鼠、防尘、防光、防磁等措施,确保档案的完整与安全。

第十七条 档案管理人员应当定期对档案及其保管状况进行全面检查,并形成安全检查记录;档案库房温湿度测记登记簿,做好档案库房的日常管理;对已破损、霉变、虫蛀、字迹褪变档案应及时修补、复制或者进行其他技术处理。

对声像档案和电子档案,要定期检查信息记录的安全性,确保档案可读可用;有条件的社区要及时对声像档案进行数字化转化,以利于长期使用。

第十八条 社区应当组织成立档案鉴定工作小组,根据《厦门市社区档案归档范围和保管期限表》,及时对已到期档案进行鉴定。

鉴定工作小组由社区档案管理人员和形成档案的组织的人员(或者居民代表)组成,鉴定后应当形成档案鉴定报告。对失去保存价值的档案,应当清点核对并编制档案销毁清册,经过必要的审批手续后按照规定销毁。

禁止擅自销毁档案。档案销毁清册应当永久保存。

第十九条 社区档案室应做好档案的登记和统计工作,档案工作人员每年应对本社区档案的收进、移出、保管、借阅和利用效果、销毁等情况进行及时、准确的登记和统计,并按规定向有关部门报送档案工作情况统计报表。

第二十条 社区档案应当依法保持齐全完整,不得随意将社区档案拆散、重新组合。

第二十一条 档案人员调离工作岗位时,应在离职前办妥档案交接手续方可办理调离手续。

第二十二条 社区档案室要根据工作实际编制档案案卷目录、文件级目录、全宗介绍、专题目录等必要的检索工具,有条件的应积极采用计算机等先进技术,建立档案文件级目录数据库和重要档案全文数据库,逐步实现档案管理的信息化、现代化。

第二十三条 社区档案室应建立和健全档案利用制度,为档案利用创造条件,简化手续,提供方便。

利用档案时应当按照规定办理手续,并建立《借阅档案登记簿》、《档案利用效果登记簿》,及时做好利用及效果登记。

档案管理人员应当认真检查归还档案,如发现短缺、涂改、污损情况,要及时报告并追查。

第二十四条 社区档案室应当围绕社区中心工作和居民利用需求,加强档案信息资源的开发利用,积极开展档案编研工作。

第二十五条 涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私等内容的档案的保管、利用,应当按照国家有关法律法规规定办理。

第二十六条 社区档案室要根据档案工作发展变化规律建立全宗卷。全宗卷内容包括有关本社区档案规章制度、档案分类方案、档案案卷的立卷说明、鉴定意见、保管检查记录、移交清册、全宗介绍、编研成果等材料。

第二十七条 社区对在档案工作中做出突出成绩的人员应给予表彰和奖励;对违反国家有关规定,对档案有损毁、丢失以及出卖、涂改、伪造、泄密等情况的,应当依法追究相关人员责任。构成犯罪,依法追究刑事责任。

第二十八条 社区综合档案室应围绕社区各项工作,开展档案利用和编研工作,逐步编写大事记、组织机构沿革、基础数字汇编、重要文件汇集、专题介绍等各种编研材料,积极主动地开发档案信息资源,为社区各项工作服务。


第五章    


第二十九条 本办法由厦门市档案局和厦门市民政局负责解释。

第三十条 本办法自发布之日起实施。2003523日厦门市档案局、厦门市民政局联合印发的《厦门市社区档案管理暂行办法》(厦档[2003]16号)同时废止。

附件1. 厦门市社区居委会各门类档案归档范围与保管期限表

               2. 厦门市社区居委会档案分类方案与编号方法




附件1




附件2

厦门市社区居委会档案分类方案与编号办法


为加强我市社区居委会档案业务管理,逐步实现社区档案管理的规范化、标准化,制定本办法。

一、文书档案

1、文书档案采用年度—问题分类方法进行分类,共分为六个类目:社区党群管理、社区综合管理、社区服务管理、社区文化教育、社区卫计管理、社区综治管理。                                        

2 、编号方法:分年度,按保管期限长短分别编制流水卷号。

二、会计档案

1、会计档案采用年度—名称的分类方法,如果有多个会计核算单位,应采用年度—会计核算单位—名称分类方法,即把一年内形成的会计档案先按不同会计单位分开,然后分别在每个会计单位内分为会计凭证(P)、会计帐簿(Z)、财务报告(B)、其他(Q)四个类目。

2、编号方法。分年度按名称,结合保管期限长短分别编制大流水卷号或在每个会计核算单位内分年度按名称结合保管期限长短分别编制流水号。

三、科技档案

科技档案设有基本建设档案和设备档案分别用JS表示。

基建档案:按项目名称进行分类,每一项目内编制一个流水卷号。

      



设备档案:按设备型号分类,在每一设备项目内编制流水卷号。


四、声像档案

1、分类方法:声像档案按不同载体(结合问题)进行分类,设有照片档案、录音带档案、录像带档案

2、编号方法:照片档案按册(本)编制流水册号,每册照片从“1”开始编制流水张号;录像带、录音带分别按时间排列以盒为单位编制流水件号。

五、实物档案

实物档案按实物性质分为奖品、纪念品两类,每类按实物获得时间先后顺序排列编制流水件号。

六、电子档案:电子档案分为文本文件(文本文件、表格文件等)—T,图像文件(照片、扫描文件等)—I,图形文件(CAD文件等)—G,影像文件—V,声音文件—A,超媒体链结文件(指用计算机超媒体链结技术制作的文件)—O,程序文件(管理软件等)—P,数据文件(指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等)—D八类,以“件”为单位整理,每个年度的文件区分类别,按整理排列顺序编制流水件号。备份光盘一盘为一件,按生成时间顺序编制流水件号。

七、居民家庭档案:按居民小组或所属区域进行分类,以每户居民组成保管单位,编制大流水号。







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