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厦门市档案局关于印发《厦门市镇、街道档案管理办法》的通知

发布时间: 2013.07.19来源:超级管理员点击率:559

 

厦门市档案局关于印发
《厦门市镇、街道档案管理办法》的通知
厦档〔2012〕13号
 
 
各区档案局:
为了规范全市镇、街道档案管理,维护镇、街道档案的真实、完整和安全,有效地为镇、街道科学发展、跨越发展和构筑和谐社会服务,现将《厦门市镇、街道档案管理办法》印发给你们,请结合本辖区实际情况认真贯彻执行。
 
厦门市档案局
                            2012年2月8日
 厦门市镇、街道档案管理办法附件.xls
 
 
 
 
 
 
 
 
 
厦门市镇、街道档案管理办法
 
第一章 
 
第一条 为了加强镇、街道档案管理规范化建设,促进镇、街道档案工作又好又快发展,维护镇、街道档案的真实、完整与安全,有效地为镇、街道科学发展、跨越发展和构筑和谐社会服务。根据《中华人民共和国档案法》、《福建省档案条例》等有关法律、法规,结合我市镇、街道实际情况,制定本办法。
第二条 镇、街道档案是指镇党委(街道党工委)、人大(街道人大代表联系工作室)、政府(街道办事处)、社会团体及其所属部门(以下简称为镇、街道机关)在政治、经济和社会管理、服务等工作活动中直接形成具有保存价值的各种文字、图表、音像、实物、电子数据等不同形式的历史记录。
  第三条 镇、街道档案工作是镇、街道机关工作的重要组成部分,是镇、街道建设与发展的一项重要基础工作,是提高镇、街道机关工作效率和工作质量的必要条件,是维护镇、街道历史真实面貌的重要凭证。镇党委(街道党工委)、政府(街道办事处)要以科学发展观为指导,加强对档案工作的领导,列入本镇、街道机关发展规划和工作计划,纳入镇、街道机关工作目标考核责任体系,统筹安排开展档案工作所需经费,积极运用先进的技术和设备,推进档案管理现代化,使档案工作与镇、街道机关整体工作同步发展。
第四条 镇、街道机关档案工作实行集中统一管理的原则,确保各种门类和载体档案的完整与安全,便于镇、街道机关和社会各方面的利用。
 
第二章     组织管理
 
第五条 各镇、街道机关应依法建立健全档案工作,设立综合档案室,负责全镇、街道档案工作开展,集中管理并科学开发利用本镇、街道机关形成的各种门类和载体的档案。
第六条 镇、街道机关档案工作在镇党委(街道党工委)、政府(街道办事处)的领导下,由党政办直接管理,配备能够胜任本镇、街道档案工作发展需求的档案管理人员;业务工作受同级和上级档案行政管理部门的指导、监督与检查。
各镇、街道机关要成立档案工作领导小组,明确分管领导、主管领导和专兼职档案人员,形成档案管理网络。
  第七条镇、街道机关综合档案室的职责是:     
(一)贯彻上级党委、政府及档案行政管理部门有关档案工作的方针政策和工作规划、部署;执行档案工作的法律、法规和技术标准;统筹规划镇、街道档案工作,建立健全并组织实施本镇、街道的档案管理各项规章制度;
(二)指导和监督本镇、街道机关各部门及专项工作文件材料的形成、积累、整理和归档工作;
(三)接收并集中统一管理本镇、街道机关全部档案(包括各种门类和载体的确保档案安全完整和档案机密安全,依法定期向区国家综合档案馆移交档案;
(四)负责本镇、街道机关档案信息化工作,促进档案管理现代化;
   (五)积极提供档案利用,为镇、街道机关各项工作服务
(六)指导、检查镇、街道直属单位、社区、行政村建立健全档案工作,引导农民合作经济组织、农村各类中介组织、专业户、示范户、重点户建立档案工作;
   (七)按规定向区档案局办理档案登记和报送档案电子目录数据等档案工作情况;
(八)办理镇、街道机关领导交办的其他有关工作;
  第八条镇、街道机关档案管理人员应具备档案管理从业资格,定期接受档案专业知识培训,做到持证上岗。
档案管理人员应忠于职守,遵纪守法,并保持相对稳定,如有变动,应在离职前办妥档案交接手续。
第九条 镇、街道机关各部门应确定兼职的档案管理人员,负责本部门文件材料的积累、收集、整理和移交等工作。
 
第三章文件材料的收集、整理和归档
第十条 镇、街道机关应制定文件材料的归档制度,明确工作责任,列入有关部门和有关人员的岗位责任制。
根据国家档案局令第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,结合实际编制本镇、街道机关《文书档案归档范围和保管期限表》(可参见附件),并报区档案局核准后执行。若镇、街道机关职能发生拓展与变化,应及时将其修订与完善,再报区档案局核准后执行。
第十一条 归档的文件材料(包括各种专业档案,尤其是涉及民生的各类档案)必须做到齐全、完整、准确,做到应归档的档案门类齐全,每一种门类档案应归档的文件材料齐全、完整。
第十二条 归档的纸制载体的档案应字迹工整、规格统一、签署完备、字迹材料符合耐久性要求,装订材料应符合档案保护要求;归档的音像材料必须是原版、原件、完整清晰;归档的实物必须是原件、完整、清晰;归档的电子文件、目录数据应同时保存电子版本和纸制版本,其电子版本按档案管理要求的格式将其拷贝至只读光盘或移动硬盘,一式三套,确保其真实性、完整性、有效性和可读性
第十三条 镇、街道机关要按其档案门类和载体的不同制定统一的分类方案和编号方法,并保持相对稳定。
第十四条 镇、街道机关档案应分门别类按规范要求整理归档。总体要求是:遵循文件材料的形成规律,保持文件材料之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
(一)文书档案按《厦门市<归档文件整理规则>实施细则》(厦档[2004]26号)的要求整理归档。
   (二)会计档案、基建档案(包括社会主义新农村建设项目)、音像档案、实物档案和山林权档案、土地承包(延包)档案、征用土地档案、各种普查档案、党员档案、品牌农产品档案、最低生活保障等业务档案及电子档案,应按档案行政管理部门和主管部门制定的相关的档案业务规范、标准进行整理(立卷)归档。
第十五条 镇、街道机关各部门每年形成的各种门类载体的档案应按时向本镇、街道机关综合档案室移交归档。任何部门和个人不得据为己有。
(一)文书档案、业务档案和电子档案于次年6月底前归档(有特殊规定的按规定执行);
(二)会计档案由会计部门在会计年度终了整理后暂时保管2年,于第3年6月底前移交归档;
(三)基建档案在项目竣工验收后三个月内,由项目负责人审定后移交归档;
(四)音像档案由摄录人员在摄录结束后,负责收集整理并附上文字说明随时移交归档;
(五)实物档案形成后应随时移交归档;
  移交归档时,将整理好的文件材料或档案及其目录(电子版和纸制)向镇、街道机关档案室一并移交归档,同时交接双方必须在档案交接文据上签字确认。
第四章档案管理和移交
 
第十六条 每个镇、街道机关在其工作活动中形成的各种门类载体的档案为一个全宗。全宗名称由厦门市和区名及镇或街道名称组成(如:厦门市XX区XX镇或厦门市XX区XX街道)。
第十七条 镇、街道机关建立健全档案的保管制度、鉴定销毁制度、保密制度、利用制度、档案人员岗位责任制和档案安全突发事件应急预案等制度。
第十八条 档案的排列按不同门类、载体和不同保管期限分别排列。档案的排列方法应统一,前后保持一致,便于保管和利用。
第十九条 镇、街道机关应配置符合规范要求的档案专门库房,做到办公、阅览、库房三分开,库房面积要满足档案保管的需求(五节柜的56/万卷);要配备防盗、防火、防光、防潮、防高温、防尘、防虫、防磁、防有害气体等设备设施,并实施有效管理;档案装具(包括特种载体、专业档案)要符合规范要求。
第二十条 档案管理人员要严格执行档案安全制度,定期检查档案安全保密情况,并形成安全检查记录,发现问题及时向主管领导和分管领导反映,采取积极有效措施,杜绝档案安全的隐患,确保档案实体和档案信息的安全保密。
第二十一条 镇、街道机关综合档案室应对各种门类、载体档案建立台帐,对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行登记、统计,做到帐物相符。及时、准确向区档案局填报档案工作统计年报和其它档案调查统计工作。
建立全宗卷,以积累存贮本镇、街道有关档案的整理说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料。  
第二十二条 各镇、街道机关应成立由档案分管领导、主管领导、各职能部门和档案人员组成的档案鉴定小组,负责确定文件材料保管期限和保管期限到期档案提出鉴定意见。
定期对已到保管期限的档案进行鉴定。经档案鉴定小组鉴定,仍需要继续保存的档案应重新划定保管期限;对保管期限满确无保存价值的档案进行登记造册,存放2年后,经本镇、街道机关领导人批准后销毁(有特殊销毁规定的按规定执行)。销毁档案时,应指定两人负责监销,并在销毁清册上签字,严禁擅自销毁档案。
 第二十三条  镇、街道机关要把档案信息化建设纳入本镇、街道机关信息化建设,确保档案信息化建设与本镇、街道信息化建设同步规划、同步建设,同步发展。应使用符合国家规范要求的档案管理软件,加快涉农和涉及民生档案专题目录和全文数字化,逐步建立健全室藏全部档案目录数据库、全文数据库,并采取有效措施,确保档案信息系统安全和档案信息内容安全。
第二十四条 镇、街道机关永久、长期保存的档案自形成之日起满10年,连同相应纸质目录(一式两份)、电子目录等检索工具、参考资料,一并向区国家综合档案馆移交。其中电子档案形成之日起2年内向区国家综合档案馆移交。
镇、街道直属企事业单位应将永久、长期保存的档案自形成之日起满5年,连同相应纸质目录(一式两份)、电子目录等检索工具、参考资料,一并向辖区镇、街道机关综合档案室移交。
根据自愿原则和公共利益需要,镇、街道机关综合档案室可代管或接收辖区社区和行政村具有永久、长期保存价值的档案;对暂不具备安全保管条件的,可由镇、街道机关综合档案室代管或寄存;不能构成立档单位的以及机构改革撤、并、转或被拍卖的企业,其形成的档案按隶属关系由镇、街道集中统一管理。
第二十五条 镇、街道拆分或合并时,其拆分或合并前的机关档案应本着集中保管、方便利用的原则,拆分的其档案经协议由一方镇、街道机关档案室统一保存;合并的其档案移交合并后的镇、街道代管或向辖区区国家综合档案馆移交。有关镇、街道在利用这部分档案时,应给予优先照顾,并提供方便。
 
第五章档案开发利用
 
第二十六条 镇、街道机关综合档案室要加强档案资源建设,完善覆盖人民群众的档案资源体系,加快对档案、资料及各种有用信息的收集和整合,逐步建设成提供档案、资料、信息的综合服务信息中心和政府信息公开的场所,满足镇、街道机关和人民群众的利用需求。
第二十七条 镇、街道机关综合档案室应加强档案检索系统建设,编制系统、规范的档案检索工具,为及时、有效提供档案利用服务创造便利、快捷条件。
第二十八条 镇、街道机关档案的利用和公布,要按国家规定的程序和办法进行,严格遵守国家保密规定。
建立档案利用制度,根据保密规定,设定利用者的权限,超越权限的利用需经有关领导审批。
利用档案资料时,应按规定办理利用手续,做好档案借阅登记和档案利用效果登记,并及时向档案局报送档案利用效果典型事例。
完善档案的利用方式,可采用直接查阅、电话调阅、网上查阅等方式提供利用原件、复制件和电子档案。
第二十九条 镇、街道机关综合档案室宜主动挖掘档案信息资源,采用编辑专题材料,举办档案展览等多种形式,为本镇、街道中心工作和改善民生、保障民生等利用需求提供服务
 
第六章 奖  
 
第三十条 镇、街道机关档案是党和国家的宝贵财富,受《档案法》的保护,镇、街道机关工作人员都有确保档案实体和档案信息安全的义务。
第三十一条 对于在档案的收集、整理、保护、提供利用方面成绩显著者,镇、街道机关应按档案法律法规的规定给予表彰奖励。
第三十二条 镇、街道机关应建立档案工作责任追究制度。在档案工作中有违反《中华人民共和国档案法》、《福建省档案条例》等法律、法规的行为,造成档案损失的,应依法追究相关部门和人员责任。
 
第七章附 则
 
  第三十三条各镇、街道机关可依据本办法,结合本镇、街道的实际情况,制定实施细则,经本镇、街道机关领导批准后执行,并报区档案局备案。
  第三十四条本办法由厦门市档案局负责解释。
  第三十五条本办法自2012年2月8日起施行。厦门市档案局2000年制定的《厦门市街道、居委会档案管理暂行办法》同时废止。
  
附件:镇、街道机关文书档案归档范围与保管期限表


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